Automat w budynku wielonajemcowym – części wspólne i najemcy

W biurowcu automat może służyć jednej firmie albo wszystkim. To zmienia, gdzie stoi i kto decyduje.

W jednym budynku pracuje kancelaria, biuro rachunkowe, start-up i oddział banku. Każda firma ma swoją kuchnię, swoje zwyczaje i swoje zdanie na temat kawy. Wszystkie dzielą jednak lobby, windy i korytarze. Automat w takim budynku może obsłużyć setki osób, ale tylko wtedy, gdy stanie we właściwym miejscu i ktoś jasno ustali zasady. Ten tekst opisuje, jak podejść do automatu w budynku wielonajemcowym: kto decyduje, gdzie go ustawić, jak pogodzić potrzeby różnych firm i o czym rozmawiać z zarządcą. Nie rozstrzygniemy za Ciebie kwestii umownych, bo te zależą od konkretnego budynku. Pokażemy, o co zapytać, zanim ktoś przywiezie urządzenie.

Kto tu właściwie decyduje

W budynku jednej firmy sprawa jest prosta: decyduje pracodawca. W budynku wielonajemcowym decyzji jest kilka. Części wspólne, takie jak lobby, korytarze czy strefa przy windach, zwykle należą do właściciela budynku i zarządza nimi administrator. Powierzchnia najemcy to już jego teren, ale jego swobodę ogranicza umowa najmu i regulamin budynku. Dlatego pierwsze pytanie brzmi: czy automat ma stać w części wspólnej, czy u konkretnego najemcy? Od odpowiedzi zależy, z kim podpisuje się umowę, kto zgadza się na podłączenie prądu i kto odpowiada za porządek wokół urządzenia. Jeśli nie wiesz, zacznij od administratora budynku.

Część wspólna czy powierzchnia najemcy

Automat w części wspólnej obsługuje wszystkich. Pracownik każdej firmy może do niego podejść, a goście budynku też. To zaleta, bo ruch jest większy i bardziej równomierny. Wadą jest to, że nikt nie czuje się za niego odpowiedzialny. Automat u najemcy obsługuje jedną firmę, ale ta firma ma pełny wpływ na asortyment, godziny dostępu i zgłaszanie usterek. Wybór zależy od tego, kto inicjuje sprawę. Jeśli to zarządca, który chce podnieść standard budynku, naturalna jest część wspólna. Jeśli to jeden najemca, który ma dość wychodzenia po kawę, zwykle prościej postawić automat w jego biurze.

Rozmowa z zarządcą budynku

Zarządca zna budynek lepiej niż ktokolwiek. Wie, gdzie są przyłącza, które korytarze są drogami ewakuacyjnymi, jakie są godziny otwarcia i kto ma dostęp w nocy. Zna też regulamin budynku, który może zawierać zasady dotyczące urządzeń w częściach wspólnych. Warto przyjść na rozmowę z konkretną propozycją: jaki typ automatu, gdzie miałby stanąć i jak będzie obsługiwany. Zarządcy częściej mówią „tak”, gdy widzą, że ktoś przemyślał sprawę, niż gdy dostają ogólne pytanie „czy można postawić automat”. Zapytaj też o wcześniejsze doświadczenia. Może w budynku już był automat i ktoś pamięta, dlaczego zniknął.

Gdzie ustawić automat w części wspólnej

Najlepsze miejsce to takie, przez które przechodzi dużo osób, ale w którym nikt nikomu nie przeszkadza. Lobby wydaje się oczywiste, ale bywa reprezentacyjne i zarządca może nie chcieć tam urządzenia. Strefa przy windach na piętrach to często dobry kompromis: ludzie czekają tam i tak, a automat nie zakłóca wejścia do budynku. Sprawdzają się też okolice wspólnej kuchni lub sali konferencyjnej, jeśli budynek je ma. Unikaj wąskich korytarzy, wyjść ewakuacyjnych i miejsc tuż pod drzwiami najemców. Nikt nie lubi kolejki do automatu, która ustawia się pod jego recepcją przez cały dzień.

Prąd, woda i przyłącza

W budynku wielonajemcowym instalacje w częściach wspólnych należą zwykle do właściciela, a liczniki bywają rozdzielone między najemców. Dlatego trzeba ustalić, z którego obwodu będzie zasilany automat i kto zapłaci za energię. Wymagania elektryczne urządzenia znajdziesz na tabliczce znamionowej i w instrukcji, a decyzję o podłączeniu podejmuje zarządca razem z elektrykiem budynku. Jeśli automat z kawą potrzebuje przyłącza wody, sprawa jest jeszcze bardziej złożona. Nie każda część wspólna ma w pobliżu wodę i odpływ. Czasem lepiej wybrać urządzenie ze zbiornikiem albo postawić automat bliżej istniejących przyłączy, nawet jeśli to nie jest idealne miejsce.

Różne firmy, różne potrzeby

Kancelaria chce dobrej kawy i wody. Firma informatyczna chce przekąsek do późna. Oddział banku zamyka się o szesnastej i jego pracownicy prawie nie korzystają z automatu po południu. W budynku wielonajemcowym asortyment musi być kompromisem. Najprościej zacząć od produktów, które przydają się prawie każdemu: woda, kawa, kilka przekąsek słonych i słodkich. Potem warto obserwować, co się sprzedaje, i zbierać sugestie. Pomaga prosta ankieta wysłana przez zarządcę do wszystkich najemców albo kod QR na automacie z możliwością zgłoszenia propozycji. Nie da się zadowolić wszystkich, ale można zadowolić większość.

Godziny pracy budynku a dostęp do automatu

Budynek biurowy rzadko działa całą dobę, ale pojedynczy najemcy czasem tak. Jedna firma ma zmianę nocną, inna pracuje w weekendy. Jeśli automat stoi w lobby zamykanym o dwudziestej, ci pracownicy nie mają do niego dostępu. Warto zapytać zarządcę o godziny otwarcia części wspólnych i o to, kto ma karty dostępu po godzinach. Czasem rozwiązaniem jest ustawienie automatu na piętrze, do którego pracownicy nocnych zmian mają dostęp. Ważny jest też dostęp dla serwisu. Operator musi wiedzieć, w jakich godzinach może wejść do budynku i jak zgłosić swoją wizytę ochronie.

Goście budynku też są klientami

W budynku wielonajemcowym przez lobby przechodzą nie tylko pracownicy. Są kurierzy, klienci kancelarii, kandydaci na rozmowy kwalifikacyjne i uczestnicy spotkań. Część z nich czeka kilkanaście minut na recepcji, zanim ktoś po nich zejdzie. Automat w pobliżu strefy oczekiwania może im ten czas uprzyjemnić, a recepcji oszczędzić pytań o wodę. To argument, który warto przedstawić zarządcy, bo pokazuje, że urządzenie służy wizerunkowi budynku. Trzeba jednak pamiętać, że goście nie znają budynku. Automat powinien być widoczny z miejsca, w którym czekają, i mieć czytelną informację o płatnościach. Gość, który nie wie, czy zapłaci kartą, raczej nie spróbuje.

Kto zgłasza usterki

W budynku jednej firmy usterkę zgłasza biuro albo office manager. W budynku wielonajemcowym łatwo o sytuację, w której każdy zakłada, że zgłosił ktoś inny. Automat stoi z komunikatem błędu przez tydzień, a pracownicy pięciu firm przechodzą obok i myślą, że to nie ich sprawa. Dlatego warto, żeby na automacie była widoczna informacja: jak zgłosić problem, gdzie zadzwonić, czego się spodziewać. Dobrze też wyznaczyć jedną osobę po stronie budynku, zwykle z administracji, która zbiera zgłoszenia i przekazuje je operatorowi. Wtedy problemy nie giną między najemcami.

Porządek i sprzątanie wokół automatu

Automat w części wspólnej generuje odpady: puste kubki, opakowania, butelki. Ktoś musi je regularnie usuwać. Zwykle części wspólne sprząta firma zatrudniona przez zarządcę, ale jej zakres prac nie zawsze obejmuje okolice automatu. Warto to ustalić przed ustawieniem urządzenia. Kosz na śmieci obok automatu to minimum, a jeśli budynek segreguje odpady, przydadzą się osobne pojemniki na plastik i papier. Ustal też, kto czyści samą obudowę i panel automatu. Część zadań należy do operatora, część do sprzątających. Szczegóły warto zapisać w umowie albo w krótkim uzgodnieniu z zarządcą.

Hałas i sąsiedztwo

Automat z chłodzeniem pracuje ciągle, a sprężarka co jakiś czas się włącza. W lobby to nie przeszkadza, ale pod ścianą sali konferencyjnej albo gabinetu już tak. Przed wyborem miejsca warto sprawdzić, kto pracuje po drugiej stronie ściany. Zwróć też uwagę na podświetlenie. Jasny panel automatu w ciemnym korytarzu może być przydatny, ale może też razić w oczy kogoś, kto siedzi naprzeciwko szklanych drzwi. Te drobiazgi rzadko wychodzą przy pierwszej rozmowie, za to często wychodzą w pierwszym tygodniu. Lepiej je przewidzieć niż przestawiać urządzenie po skargach.

Umowa i rozliczenia

W budynku wielonajemcowym stron może być więcej niż zwykle: operator, właściciel budynku, zarządca, czasem najemca, który zainicjował sprawę. Kto podpisuje umowę z operatorem, kto płaci za prąd, kto otrzymuje ewentualne wynagrodzenie za udostępnienie miejsca i kto odpowiada za szkody, to pytania, które warto zadać na początku. Odpowiedzi zależą od konkretnej umowy, a nie od ogólnych zasad. Jeśli jesteś najemcą, sprawdź najpierw swoją umowę najmu i regulamin budynku. Jeśli jesteś zarządcą, upewnij się, że ustalenia z operatorem nie kolidują z umowami z najemcami. W razie wątpliwości warto zapytać prawnika.

Informacja dla najemców

Kiedy automat już stoi, najemcy powinni się o tym dowiedzieć. Zarządca może wysłać krótką wiadomość do wszystkich firm albo powiesić informację na tablicy w lobby. Wystarczy kilka zdań: gdzie stoi automat, co w nim jest, w jakich godzinach jest dostępny i jak zgłosić problem lub propozycję. Bez tego część pracowników dowie się o nim po miesiącu, a część nigdy, bo jeździ windą prosto na swoje piętro. Taka informacja buduje też dobre relacje z najemcami. Pokazuje, że zarządca dba o wygodę ludzi w budynku, a nie tylko o stan techniczny klatek schodowych.

Przykład: biurowiec z pięcioma najemcami

W pięciopiętrowym biurowcu zarządca chce poprawić ofertę dla najemców. Na parterze nie ma kawiarni, a najbliższy sklep jest kilka minut drogi. Operator proponuje automat z przekąskami i napojami w lobby. Zarządca woli strefę przy windach na parterze, bo lobby jest reprezentacyjne. Pierwsze tygodnie pokazują, że ruch jest duży rano i w porze lunchu, a jedna firma pracująca do późna korzysta z automatu wieczorem. Zarządca rozsyła ankietę, z której wynika, że brakuje kanapek i wody gazowanej. Operator zmienia asortyment. Po kilku miesiącach automat jest stałym punktem budynku.

Najczęstsze błędy

Kilka problemów powtarza się w budynkach wielonajemcowych. Pierwszy to ustawienie automatu bez zgody zarządcy, tylko na prośbę jednego najemcy, w części wspólnej. Drugi to brak ustaleń w sprawie prądu i sprzątania, przez co po kilku tygodniach zaczynają się pretensje. Trzeci to asortyment dobrany pod jedną firmę, choć z automatu korzystają wszystkie. Czwarty to brak informacji o tym, jak zgłosić usterkę. Piąty to ustawienie urządzenia pod ścianą gabinetu albo sali konferencyjnej, gdzie przeszkadza hałas. Każdy z tych błędów kosztuje niewiele, jeśli go przewidzisz, i sporo nerwów, jeśli wyjdzie po fakcie.

Co sprawdzić przed decyzją

Przed ustawieniem automatu w budynku wielonajemcowym dobrze mieć odpowiedzi na kilka pytań:

• Czy automat stanie w części wspólnej, czy u najemcy, i kto się na to zgadza?
• Z którego obwodu będzie zasilany i kto płaci za energię?
• Czy miejsce nie blokuje drogi ewakuacyjnej i nie przeszkadza sąsiadom?
• Kto sprząta wokół automatu i kto zgłasza usterki?
• W jakich godzinach automat jest dostępny dla pracowników i dla serwisu?
• Kto podpisuje umowę z operatorem i co mówi regulamin budynku?

Warunki finansowe i odpowiedzialność za urządzenie wynikają z konkretnej umowy, więc warto ją przeczytać przed podpisaniem.

Obsługa biur

O tym, jak może wyglądać obsługa biurowców, przeczytasz na stronie o obsłudze firm i korporacji (serwis wydawcy).

FAQ

Czy najemca może sam postawić automat w części wspólnej? Zwykle nie. Części wspólnymi zarządza właściciel lub administrator budynku, więc potrzebna jest jego zgoda.

Kto płaci za prąd dla automatu w lobby? To zależy od ustaleń z zarządcą i operatorem. Warto zapisać je w umowie.

Jak dobrać asortyment dla kilku firm? Zacznij od produktów uniwersalnych, a potem zbieraj opinie najemców i obserwuj sprzedaż.

Kto zgłasza usterki automatu w części wspólnej? Najlepiej jedna wyznaczona osoba z administracji budynku. Dobrze też umieścić dane kontaktowe na samym automacie.